Zeiterfassung für Anwälte: So wird aus jeder Stunde eine bezahlte Rechnung
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Zeiterfassung für Anwälte: In diesem Blogeintrag zeigen wir, was eine Kanzlei dafür braucht, und stellen unsere Software Sinabis Horus vor.
Wer nach Zeitaufwand abrechnet, verkauft Stunden. Trotzdem gehen in vielen Kanzleien genau diese Stunden verloren: das Telefonat zwischen zwei Terminen, die halbe Stunde Aktenstudium am Abend, die Rückfrage des Mandanten per E-Mail. Was nicht am selben Tag notiert wird, steht am Monatsende auf keiner Rechnung.
Eine gute Zeiterfassung für Anwälte löst deshalb nicht ein Problem, sondern vier: Zeit erfassen, Auslagen buchen, Rechnung stellen, Zahlung verfolgen. Dieser Artikel zeigt, worauf es bei jedem Schritt ankommt und wie Sinabis Horus ihn abdeckt.
Warum Zeiterfassung in der Kanzlei mehr ist als Stunden zählen
Beim Stundenhonorar ist der Zeiteintrag die Grundlage der Vergütung. Er muss zwei Dinge leisten. Erstens muss er vollständig sein. Jede Viertelstunde, die fehlt, ist Umsatz, der nie in Rechnung gestellt wird.
Zweitens muss er nachvollziehbar sein. Mandanten wollen sehen, wofür sie zahlen: wer wann was getan hat und wie lange. Eine Rechnung über „12,5 Stunden anwaltliche Tätigkeit“ lädt zur Rückfrage ein. Eine Rechnung mit Leistungsnachweis wird bezahlt.
Tabellen und Notizzettel schaffen beides nur mit viel Disziplin. Sobald mehrere Anwälte am selben Mandat arbeiten, wird es unübersichtlich.
Was eine Zeiterfassung für Anwälte können muss
Allgemeine Zeiterfassungs-Apps sind für Agenturen und Projektteams gebaut. Eine Kanzlei braucht anderes:
- Zeiten je Mandant und je Bearbeiter. Jede Stunde gehört zu einem Mandanten und zu der Person, die sie geleistet hat.
- Stundensätze je Mandant. Vereinbarungen unterscheiden sich. Ändert sich ein Satz, dürfen alte Einträge nicht mitrutschen.
- Auslagen mit Beleg. Gerichtskosten, Fahrten und Übersetzungen gehören auf dieselbe Rechnung wie die Stunden.
- Leistungsnachweis. Eine Aufstellung aller Tätigkeiten, die der Rechnung beiliegt.
- E-Rechnung. Das Format, das der Gesetzgeber schrittweise zur Pflicht macht.
- Zahlungen und offene Posten. Eine gestellte Rechnung ist noch kein Geld auf dem Konto.
- Kontrolle über die Daten. Mandatsdaten unterliegen der Verschwiegenheit. Wo sie liegen, ist keine Nebensache.
Zeiten erfassen: Tabelle, Kalender oder Sprache
In Sinabis Horus landet jeder Eintrag in der Zeitübersicht, einer Tabelle, die sich direkt in der Zeile bearbeiten lässt. Datum, Beginn, Ende und Notiz ändern Sie dort, wo sie stehen. Der Kalender zeigt dieselben Einträge als Blöcke in der Woche, farbig je Mandant. Lücken fallen sofort auf.
Wer Outlook nutzt, verbindet sein eigenes Microsoft 365. Termine erscheinen dann als eigene Ebene im Kalender, und aus einem Termin wird mit einem Klick ein Zeiteintrag. Horus liest die Termine nur, es ändert nichts in Outlook.
Am schnellsten geht es per Sprache: „Buch zwei Stunden für Müller, Schriftsatz.“ Horus wiederholt, was es verstanden hat, und bucht erst nach Ihrem Ja. Das Sprachmodell läuft dabei über den Endpunkt, den Ihre Kanzlei selbst einträgt, zum Beispiel ein Modell im eigenen Haus.
Stundenhonorar abrechnen: vom Eintrag zur Rechnung
Der Rechnungsassistent sammelt alle noch nicht abgerechneten Stunden eines Mandanten für einen Zeitraum. Sie haken an, was auf die Rechnung soll, ergänzen Zusatzpositionen und Auslagen und sehen die Rechnung in der Vorschau.
Das Ergebnis ist immer ein Entwurf. Im Entwurf klicken Sie auf den Teil der Rechnung, den Sie ändern wollen. Gestellt wird erst, wenn Sie es entscheiden.
Ab dann ist die Rechnung unveränderlich. Ein Fehler wird nicht überschrieben, sondern per Storno aufgehoben: ein eigenes Dokument mit eigener Nummer. Die Stunden werden wieder abrechenbar. So erwartet es die Buchhaltung.
Hinter der Rechnung liegt der Leistungsnachweis. Er listet jeden Eintrag mit Datum, Tätigkeit und dem Kürzel des Bearbeiters auf und summiert die Stunden je Kürzel. Der Mandant sieht, wofür er zahlt, ohne nachfragen zu müssen.
E-Rechnung ab 2027: was auf Kanzleien zukommt
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, sie auch zu versenden, kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle anderen. Sie gilt für Rechnungen an inländische Unternehmen. Rechnungen an Privatmandanten sind nicht betroffen.
Ein PDF allein ist dann keine E-Rechnung mehr. Verlangt sind strukturierte Daten nach der Norm EN 16931.
Horus erzeugt jede gestellte Rechnung in diesem Format: als ZUGFeRD-Rechnung, also ein PDF, in dem die Rechnungsdaten maschinenlesbar eingebettet sind. Für öffentliche Auftraggeber entsteht eine XRechnung. Eine Zusatzsoftware brauchen Sie dafür nicht.
Auslagen und Belege gehören auf dieselbe Rechnung
Auslagen werden in Horus wie Stunden auf den Mandanten gebucht. Den Beleg ziehen Sie als PDF oder Foto auf die Auslage. Im Rechnungsassistenten stehen offene Auslagen neben den offenen Stunden.
Sie wählen je Beleg, ob er der Rechnung beiliegt. Die Position verweist dann auf die Anlage. Abgerechnete Auslagen sind gesperrt und zeigen ihre Rechnungsnummer, doppelt abrechnen geht nicht.
Offene Posten: wissen, wer noch nicht bezahlt hat
Zahlungseingänge erfassen Sie an der Rechnung. Den Status leitet Horus daraus ab: gestellt, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig. Jede Rechnung hat ihr eigenes Zahlungsziel.
Das Dashboard zeigt die Summe aller offenen Rechnungen und teilt sie nach Alter auf: nicht fällig, 1 bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage. Ein Klick auf eine Stufe öffnet die passenden Rechnungen. Wer den DATEV-Export einschaltet, übergibt die gestellten Rechnungen als Buchungsstapel an die Buchhaltung.
Was Horus nicht ist
Horus ist keine vollständige Kanzleisoftware. Es führt keine Akten, verwaltet keine Fristen, hat kein beA und rechnet nicht nach RVG ab. Es läuft neben der Software, die Sie dafür schon haben.
Was es tut, tut es durchgehend: von der erfassten Stunde bis zur bezahlten Rechnung, für Kanzleien, die nach Zeitaufwand abrechnen.
Selbst ausprobieren
Am besten sehen Sie es an echten Abläufen. Die Live-Demo zeigt Horus mit den Daten einer erfundenen Kanzlei: Zeiten, Auslagen, Rechnungen und Dashboard, ohne Anmeldung. Wenn Sie wissen wollen, wie Horus zu Ihrer Kanzlei passt, sprechen Sie mit uns.